Gestion optimale du courrier en entreprise : Guide

Le courrier est un élément essentiel de la communication entre les entreprises, les administrations, les partenaires et les clients. Il véhicule des informations importantes, confidentielles ou stratégiques, qui nécessitent une gestion rigoureuse et efficace. Comment optimiser la gestion du courrier en entreprise ? Quelles sont les solutions disponibles pour simplifier et sécuriser le traitement du courrier entrant et sortant ? Quels sont les outils et les bonnes pratiques à adopter pour une gestion du courrier optimale ? Ce guide vous apporte des réponses concrètes et des conseils pratiques pour améliorer votre gestion du courrier.

Comprendre les enjeux de la gestion du courrier en entreprise

Qu’est-ce que la gestion du courrier

La gestion du courrier en entreprise désigne l’ensemble des tâches et des processus qui consistent à recevoir, traiter, trier, répondre, mettre sous pli, envoyer et archiver les courriers physiques ou électroniques qui transitent par l’entreprise. Il s’agit d’un service courrier qui peut être assuré en interne par des employés dédiés ou en externe par des prestataires spécialisés. La gestion du courrier concerne aussi bien le courrier entrant que le courrier sortant, qui peuvent être de nature administrative, commerciale, juridique ou financière.

Les défis de la gestion du courrier en entreprise

La gestion du courrier en entreprise présente plusieurs défis à relever pour garantir une communication fluide et efficace avec les interlocuteurs externes et internes de l’entreprise. Parmi ces défis, on peut citer :

• La maîtrise du volume et du flux de courriers, qui peut être important selon la taille et l’activité de l’entreprise.
• La rapidité et la qualité du traitement des courriers, qui doivent être distribués aux destinataires dans les meilleurs délais et sans erreur.
• La sécurité et la confidentialité des courriers, qui doivent être protégés contre les pertes, les vols ou les fuites d’informations sensibles.
• La traçabilité et le suivi des courriers, qui doivent être enregistrés et archivés pour pouvoir être retrouvés facilement en cas de besoin.
• La conformité aux normes et aux réglementations en vigueur, qui imposent des obligations légales en matière de conservation, de destruction ou de dématérialisation des courriers.

Pour faire face à ces défis, il est indispensable de disposer d’une organisation efficace, de moyens adaptés et de procédures claires pour la gestion du courrier en entreprise.

Externalisation du courrier : une solution pratique et efficace

Qu’est-ce que l’externalisation du courrier

L’externalisation du courrier consiste à confier tout ou partie de la gestion du courrier à un prestataire externe qui se charge de réaliser les opérations nécessaires à la place de l’entreprise. Il existe différents types d’externalisation du courrier selon le niveau d’intervention du prestataire :

• L’externalisation partielle : le prestataire intervient sur certaines étapes de la gestion du courrier, comme la mise sous pli, l’affranchissement ou l’envoi des courriers sortants.
• L’externalisation totale : le prestataire prend en charge l’intégralité de la gestion du courrier, depuis la réception jusqu’à l’archivage des courriers entrants et sortants.
• L’externalisation sur site : le prestataire intervient directement dans les locaux de l’entreprise avec son propre personnel et son propre matériel.
• L’externalisation hors site : le prestataire dispose de ses propres locaux où il reçoit, traite et expédie les courriers de l’entreprise.

Les avantages de l’externalisation

L’externalisation du courrier présente de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion du courrier. Parmi ces avantages, on peut citer :

• La réduction des coûts : l’externalisation permet de diminuer les dépenses liées au personnel, au matériel, aux fournitures et aux frais postaux.
• Le gain de temps : l’externalisation permet de libérer du temps pour se concentrer sur le cœur de métier et les activités à forte valeur ajoutée.
• L’amélioration de la qualité : l’externalisation permet de bénéficier du savoir-faire et de l’expertise d’un prestataire spécialisé qui garantit un traitement rapide, fiable et sécurisé des courriers.
• La flexibilité : l’externalisation permet de s’adapter aux variations du volume et du flux de courriers selon les besoins et les périodes de l’année.
• La traçabilité : l’externalisation permet de disposer d’un suivi précis et d’un reporting régulier sur les opérations effectuées par le prestataire.

Pour profiter pleinement des avantages de l’externalisation, il est important de choisir un prestataire de confiance, qui respecte les délais, les normes et les exigences de l’entreprise. Il est également recommandé de définir un cahier des charges clair et précis, qui détaille les modalités et les conditions du contrat d’externalisation.

Les différentes étapes de la gestion du courrier

Réception du courrier

La réception du courrier est la première étape de la gestion du courrier entrant. Elle consiste à accueillir, à identifier et à enregistrer les courriers qui arrivent à l’entreprise. Cette étape implique plusieurs actions :

• Récupérer le courrier auprès du facteur ou du service postal.
• Ouvrir le courrier, sauf s’il est marqué “confidentiel” ou “personnel“.
• Vérifier le contenu du courrier et détecter d’éventuelles anomalies (courrier endommagé, incomplet ou non sollicité).
• Enregistrer le courrier dans un registre ou un logiciel dédié, en indiquant la date, l’expéditeur, le destinataire, l’objet et le numéro d’enregistrement.
• Apposer un tampon ou une étiquette sur le courrier pour attester de sa réception et faciliter son suivi.

La réception du courrier doit être effectuée avec soin et rigueur, car elle conditionne la qualité du traitement ultérieur du courrier. Il est conseillé de réaliser cette étape quotidiennement et sans délai, afin d’éviter les retards ou les pertes d’informations.

Traitement et distribution du courrier

Le traitement et la distribution du courrier sont les étapes suivantes de la gestion du courrier entrant. Elles consistent à trier, à classer et à transmettre les courriers aux destinataires concernés. Ces étapes impliquent plusieurs actions :

• Trier le courrier selon des critères pertinents, comme le service, le type ou l’urgence.
• Classer le courrier dans des bannettes, des casiers ou des dossiers appropriés.
• Distribuer le courrier aux destinataires par voie interne (messagerie, boîte aux lettres) ou externe (courrier postal, email).
• Accuser réception du courrier si nécessaire ou demandé par l’expéditeur.
• Répondre au courrier dans les délais impartis ou prévus par la réglementation.

Le traitement et la distribution du courrier doivent être réalisés avec rapidité et efficacité, car ils garantissent une communication fluide et satisfaisante avec les interlocuteurs externes et internes. Il est conseillé de respecter les règles de politesse et de courtoisie dans la rédaction des réponses au courrier.

Arch 3>Archivage et suivi du courrier

L’archivage et le suivi du courrier sont les dernières étapes de la gestion du courrier entrant. Elles consistent à conserver, à organiser et à retrouver les courriers qui ont été traités et distribués. Ces étapes impliquent plusieurs actions :

• Scanner le courrier si nécessaire pour le dématérialiser et le stocker sous format numérique.
• Classer le courrier dans des classeurs, des armoires ou des supports adaptés.
• Indexer le courrier avec des mots-clés, des codes ou des références pour faciliter sa recherche.
• Consulter le courrier en cas de besoin ou de demande d’un interlocuteur.
• Détruire le courrier selon les délais de conservation prévus par la loi ou la politique de l’entreprise.

L’archivage et le suivi du courrier doivent être réalisés avec ordre et méthode, car ils assurent la sécurité et la traçabilité des informations contenues dans les courriers. Il est conseillé de respecter les normes et les règles en matière d’archivage et de destruction des documents.

Dématérialisation du courrier : passer au numérique

Principe de la dématérialisation du courrier

La dématérialisation du courrier est un processus qui consiste à transformer les courriers physiques en documents numériques, qui peuvent être consultés, traités et archivés sur un support informatique. La dématérialisation du courrier peut se faire à différents niveaux :

• La numérisation : il s’agit de scanner les courriers papier pour les convertir en fichiers image ou PDF.
• L’indexation : il s’agit d’attribuer des métadonnées aux fichiers numériques pour faciliter leur identification et leur recherche.
• L’intégration : il s’agit d’importer les fichiers numériques dans un système d’information ou un logiciel de gestion documentaire.
• L’échange : il s’agit de transmettre les fichiers numériques aux destinataires par voie électronique (email, messagerie instantanée, plateforme collaborative).

La dématérialisation du courrier peut concerner aussi bien le courrier entrant que le courrier sortant, qui peuvent être créés directement sous format numérique ou convertis à partir d’un support papier.

Avantages de la dématérialisation

La dématérialisation du courrier présente de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent moderniser leur gestion du courrier. Parmi ces avantages, on peut citer :

• La réduction de l’impact environnemental : la dématérialisation permet de diminuer la consommation de papier, d’encre et d’énergie, ainsi que les émissions de CO2 liées au transport du courrier.
• L’amélioration de la productivité : la dématérialisation permet de gagner du temps et de l’espace, en évitant les tâches manuelles, les erreurs humaines et l’encombrement des bureaux.
• L’optimisation des coûts : la dématérialisation permet de réduire les dépenses liées au matériel, aux fournitures, aux frais postaux et aux frais d’archivage.
• La sécurisation des données : la dématérialisation permet de protéger les documents numériques contre les risques de perte, de vol ou d’altération, grâce à des systèmes de sauvegarde, de cryptage et d’authentification.
• La facilitation de l’accès à l’information : la dématérialisation permet de rendre les documents numériques accessibles à tout moment et en tout lieu, grâce à des outils de recherche, de partage et de collaboration.

Pour bénéficier pleinement des avantages de la dématérialisation, il est important de choisir une solution adaptée aux besoins et aux contraintes de l’entreprise. Il est également nécessaire d’accompagner le changement auprès des employés, en leur fournissant une formation adéquate et en les sensibilisant aux bonnes pratiques.

Mise en place de la dématérialisation dans l’entreprise

La mise en place de la dématérialisation dans l’entreprise implique plusieurs étapes, qui doivent être réalisées avec rigueur et méthode. Ces étapes sont les suivantes :

• L’analyse des besoins : il s’agit d’identifier les objectifs, les enjeux et les attentes de l’entreprise en matière de dématérialisation du courrier.
• Le choix de la solution : il s’agit de sélectionner la solution la plus adaptée à la situation de l’entreprise, en tenant compte des critères techniques, fonctionnels, financiers et juridiques.
• La préparation du projet : il s’agit de définir le périmètre, le planning, le budget, les ressources et les indicateurs du projet de dématérialisation.
• La réalisation du projet : il s’agit de mettre en œuvre la solution choisie, en respectant les étapes de numérisation, d’indexation, d’intégration et d’échange des documents numériques.
• Le contrôle du projet : il s’agit de vérifier la conformité, la qualité et la performance de la solution mise en place, en utilisant les indicateurs définis au préalable.
• L’évaluation du projet : il s’agit de mesurer les résultats, les bénéfices et les axes d’amélioration du projet de dématérialisation.

La mise en place de la dématérialisation dans l’entreprise peut être facilitée par le recours à un prestataire spécialisé, qui peut apporter son expertise, son conseil et son accompagnement tout au long du projet.

Choisir les bons outils pour une gestion optimale du courrier

Les logiciels de gestion du courrier

Les logiciels de gestion du courrier sont des outils informatiques qui permettent de simplifier et d’automatiser les opérations liées à la gestion du courrier entrant et sortant. Il existe différents types de logiciels de gestion du courrier selon les fonctionnalités qu’ils proposent :

• Les logiciels de gestion du courrier entrant : ils permettent de réceptionner, d’enregistrer, de trier, de distribuer et d’archiver les courriers entrants. Ils offrent également des possibilités de suivi, de recherche et d’accès aux documents numériques.
• Les logiciels de gestion du courrier sortant : ils permettent de rédiger, de mettre en forme, de mettre sous pli, d’affranchir et d’envoyer les courriers sortants. Ils offrent également des possibilités de suivi, d’historique et d’accusé réception des envois.
• Les logiciels de gestion documentaire : ils permettent de gérer l’ensemble des documents numériques produits ou reçus par l’entreprise. Ils offrent également des possibilités d’indexation, d’organisation, de consultation, de partage et d’édition des documents.

Les logiciels de gestion du courrier présentent plusieurs avantages pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion du courrier. Parmi ces avantages, on peut citer :

• L’amélioration du processus : les logiciels permettent de rationaliser et d’accélérer le traitement des courriers entrants et sortants.
• L’amélioration de la qualité : les logiciels permettent d’éviter les erreurs humaines et d’améliorer la fiabilité et la sécurité des informations.
• L’amélioration du service : les logiciels permettent d’améliorer la satisfaction des clients et des partenaires grâce à une communication plus rapide et plus efficace.

Pour choisir le bon logiciel de gestion du courrier, il est important de comparer les offres disponibles sur le marché, en tenant compte des besoins, des contraintes et du budget de l’entreprise. Il est également recommandé de tester le logiciel avant de l’acheter ou de le louer, afin d’évaluer sa facilité d’utilisation et sa compatibilité avec le système informatique existant.

Les équipements 3>Les équipements de traitement du courrier

Les équipements de traitement du courrier sont des machines qui permettent de réaliser les opérations physiques liées à la gestion du courrier entrant et sortant. Il existe différents types d’équipements de traitement du courrier selon les fonctions qu’ils assurent :

• Les machines à ouvrir le courrier : elles permettent d’ouvrir automatiquement les enveloppes sans endommager le contenu.
• Les machines à affranchir le courrier : elles permettent d’apposer un timbre ou une marque postale sur les enveloppes en fonction du poids et de la destination.
• Les machines à mettre sous pli le courrier : elles permettent de plier, d’insérer et de fermer les documents dans les enveloppes.
• Les machines à trier le courrier : elles permettent de séparer et de classer les courriers selon des critères prédéfinis.

Les équipements de traitement du courrier présentent plusieurs avantages pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion du courrier. Parmi ces avantages, on peut citer :

• La réduction du temps de travail : les équipements permettent de réaliser les opérations plus rapidement et plus facilement que manuellement.
• La réduction des erreurs : les équipements permettent d’éviter les erreurs de manipulation, de tri ou d’affranchissement.
• La réduction des coûts : les équipements permettent de bénéficier de tarifs préférentiels ou de réductions sur les frais postaux.

Pour choisir les bons équipements de traitement du courrier, il est important de tenir compte du volume, du type et de la fréquence des courriers à traiter. Il est également conseillé de comparer les offres des fournisseurs, en tenant compte des caractéristiques techniques, des garanties et du service après-vente.

Mettre en place une politique de gestion du courrier efficace

Définir les rôles et responsabilités

Pour assurer une gestion optimale du courrier en entreprise, il est essentiel de définir clairement les rôles et les responsabilités des différents acteurs impliqués dans le processus. Il s’agit notamment de :

• Désigner un responsable du service courrier, qui supervise et coordonne l’ensemble des activités liées à la gestion du courrier.
• Désigner des agents ou des assistants du service courrier, qui réalisent les opérations quotidiennes de réception, de traitement, de distribution et d’archivage du courrier.
• Désigner des référents ou des correspondants dans chaque service ou département, qui assurent la liaison entre le service courrier et les autres services de l’entreprise.
• Définir les missions, les objectifs et les indicateurs de performance pour chaque acteur, ainsi que les modalités d’évaluation et de contrôle.

La définition des rôles et responsabilités permet d’organiser efficacement le travail, d’améliorer la communication et la collaboration entre les acteurs, et d’assurer la qualité et la sécurité du service rendu.

Instaurer des procédures claires

Pour assurer une gestion optimale du courrier en entreprise, il est également indispensable d’instaurer des procédures claires et uniformes pour chaque étape du processus. Il s’agit notamment de :

• Rédiger un guide ou un manuel qui décrit les règles et les consignes à suivre pour la gestion du courrier entrant et sortant.
• Diffuser le guide ou le manuel à tous les acteurs concernés par la gestion du courrier, en veillant à ce qu’ils le comprennent et l’appliquent.
• Former régulièrement les acteurs à l’utilisation des outils et des équipements nécessaires à la gestion du courrier.
• Actualiser le guide ou le manuel en fonction des évolutions technologiques, réglementaires ou organisationnelles.

L’instauration des procédures claires permet d’harmoniser les pratiques, d’améliorer l’efficacité et la fiabilité du processus, et de prévenir les risques d’erreur ou de non-conformité.

Assurer une formation adéquate pour les employés

Pour assurer une gestion optimale du courrier en entreprise, il est enfin nécessaire d’assurer une formation adéquate pour les employés qui sont impliqués dans le processus. Il s’agit notamment de :

• Sensibiliser les employés à l’importance et aux enjeux de la gestion du courrier pour l’entreprise.
• Informer les employés sur les règles et les procédures à respecter pour la gestion du courrier entrant et sortant.
• Former les employés à l’utilisation des logiciels et des équipements de traitement du courrier.
• Former les employés aux bonnes pratiques de rédaction, de mise en forme, d’affranchissement et d’envoi du courrier.
• Former les employés aux techniques de dématérialisation, de numérisation, d’indexation et d’échange des documents numériques.

L’assurance d’une formation adéquate pour les employés permet d’améliorer leurs compétences, leur motivation et leur implication dans la gestion du courrier. Elle permet également de renforcer la qualité du service et la satisfaction des clients et des partenaires.

Conclusion: vers une gestion du courrier optimisée

La gestion du courrier en entreprise est un élément clé de la communication et de la performance de l’entreprise. Elle nécessite une organisation rigoureuse, des moyens adaptés et des procédures claires. Pour optimiser la gestion du courrier en entreprise, il existe plusieurs solutions, comme l’externalisation, la dématérialisation, ou l’utilisation de logiciels et d’équipements spécifiques. Ces solutions permettent de gagner du temps, de réduire les coûts, d’améliorer la qualité et la sécurité du service rendu. Pour mettre en place ces solutions, il est important de définir les rôles et responsabilités des acteurs impliqués, d’instaurer des procédures claires et d’assurer une formation adéquate pour les employés. Ainsi, la gestion du courrier en entreprise devient un atout stratégique pour l’entreprise.